전자차트 백업, 의료법 고시가 정한 장비 기준이 있습니다

종이 차트를 쓰던 의원이 전자차트로 넘어가면, 백업은 대개 전자차트 업체가 알아서 해 주는 것으로 생각하기 쉽습니다. 그런데 의료법은 전자의무기록을 쓰는 의료기관에 「안전하게 관리·보존하는 데 필요한 시설과 장비」를 갖추도록 하고 있어요. 의료법 제23조 제2항입니다. 그 시설과 장비가 무엇인지는 법 조문이 아니라 보건복지부 고시에 적혀 있습니다.

고시 이름은 「전자의무기록의 관리·보존에 필요한 시설과 장비에 관한 기준」입니다. 2016년 8월 6일부터 시행됐고, 같은 시기에 의료법 시행규칙이 바뀌어 전자차트를 의료기관 밖에 두고 쓰는 길도 함께 열렸습니다. 중요한 건 장비를 하나 더 사는 문제가 아니라는 점이에요. 차트를 어디에 두느냐에 따라 챙겨야 할 것이 달라집니다.

01전자차트를 쓰면 장비 기준이 함께 따라옵니다

의료법에는 두 가지가 같이 들어 있습니다. 하나는 제22조 제2항으로, 진료기록부와 전자의무기록을 보건복지부령으로 정한 바에 따라 보존하라는 것입니다. 보존 기간은 기록 종류마다 다르게 정해져 있어서, 우리 의원이 다루는 기록이 몇 년짜리인지는 전자차트 업체나 소관 부서에 확인하는 게 정확합니다. 다른 하나가 제23조 제2항이고, 이게 이 글에서 다루는 장비 기준입니다.

고시가 요구 사항을 두 묶음으로 나눠 둡니다. 차트를 의료기관 안에 두든 밖에 두든 똑같이 적용되는 공통 조치가 한 묶음, 밖에 둘 때만 추가로 붙는 조치가 다른 한 묶음입니다. 그래서 「우리 의원도 해당되나」를 따질 때 먼저 볼 것은 규모가 아니라 차트가 어디에 저장되는지예요.

표에 나온 「이력관리 장비」는 누가 언제 어떤 기록을 만들고 고쳤는지가 남게 하는 쪽을 말합니다. 백업과는 다른 일이에요. 백업은 날아간 자료를 되살리는 것이고, 이력관리는 고친 흔적이 남게 하는 것입니다. 전자차트 프로그램이 기능으로 갖고 있는 경우가 많아서, 쓰는 프로그램에 그 기능이 있는지부터 확인하면 됩니다.

02밖에 맡기는 것은 의무가 아닙니다

여기는 오해가 많은 부분입니다. 2016년에 바뀐 건 「밖에 둬야 한다」가 아니라 「밖에 둬도 된다」였어요. 그전에는 전자의무기록을 의료기관 안에서만 관리·보존할 수 있었고, 시행규칙이 바뀌면서 외부 장소에 두고 관리하는 것이 가능해졌습니다. 선택지가 하나 늘어난 것입니다.

그래서 차트를 진료실 컴퓨터나 원내 서버에 두고 쓰는 구성도 그대로 괜찮습니다. 「클라우드로 옮기지 않으면 법을 어긴다」는 말은 맞지 않아요. 다만 원내에 두더라도 공통 조치는 똑같이 적용되니, 백업 저장장비가 있는지는 어느 쪽이든 챙겨야 합니다.

03밖에 두면 요구되는 것이 늘어납니다

외부 보관을 고르면 표 아래쪽 항목이 붙습니다. 백업 데이터가 바뀌거나 지워지지 않게 막는 것, 백업 설비를 떼어 따로 운영하는 것, 끊기지 않고 백업과 복구가 되는 것, 네트워크 이중화, 인증받은 보안 제품, 보존 장소의 출입통제와 감시 장비, 재해 예방 시설까지입니다. 여기서 네트워크 이중화는 회선이나 장비를 두 길로 깔아 한쪽이 끊겨도 통신이 유지되게 하는 구성을 말합니다. 종류와 고르는 기준은 사무실 인터넷 종류 글의 이중화 절에 정리해 뒀습니다.

2023년 12월에 이 고시가 한 번 개정됐습니다. 국내외 보안인증을 받은 클라우드 서비스를 쓰는 경우에는 인증 항목과 겹치는 지표를 빼고, 이중화된 네트워크와 저장 장소를 국내로 한정하는 요건만 남기는 쪽으로 바뀌었어요. 인증을 받은 서비스라면 같은 내용을 두 번 확인받지 않게 한 것이고, 이중화와 국내 보관은 그대로 남았습니다.

의원 입장에서 이 개정이 실무로 바뀌는 지점은 하나입니다. 외부 보관을 쓸 때 업체에 물어볼 말이 「보안인증을 받은 서비스인가요」와 「저장 장소가 국내인가요」 두 개로 정리된다는 것이에요. 다만 고시가 그 뒤로도 바뀔 수 있으니, 계약 전에는 현행 조문을 한 번 열어 보는 편이 낫습니다.

04백업이 실제로 돌아가는지는 따로 확인해야 합니다

고시가 갖출 것을 말하고, 실제로 자료를 지키는 건 그다음입니다. 현장에서 가장 자주 보는 구성이 진료실 컴퓨터 옆에 저장장치 한 대를 붙여 두고 그걸 백업이라고 부르는 경우예요. 그 저장장치가 평소에 켜져 있고 같은 네트워크에 연결돼 있으면, 랜섬웨어처럼 파일을 잠그는 사고가 났을 때 원본과 백업본이 함께 잠깁니다. 백업본을 본체와 떨어진 곳에 두라는 말이 나오는 이유가 이것입니다.

하나 더 있습니다. 백업이 매일 돌아가고 있어도 복원이 되는지는 해 봐야 압니다. 자료가 필요해지는 날은 하필 컴퓨터가 안 켜지는 날이라, 그날 처음 복원을 눌러 보면 늦어요. 한 달에 한 번, 파일 한 개만 되살려 보는 것으로 충분합니다.

1. 1

   백업 날짜를 본다

   백업 프로그램이나 저장장치에서 마지막으로 백업된 날짜를 확인합니다. 며칠 전에 멈춰 있는데 아무도 모르고 지나가는 경우가 가장 흔합니다.

2. 2

   파일 하나를 되살려 본다

   전체 복원이 아니라 문서 한 개만 복원해 열어 봅니다. 열리면 그 백업은 쓸 수 있는 백업입니다.

3. 3

   백업본이 어디 있는지 적어 둔다

   원내 저장장치인지 업체 서버인지, 외부라면 어느 서비스인지 한 줄로 적어 둡니다. 담당 직원이 바뀌어도 이 한 줄이 남아 있어야 합니다.

회선 구성도 같이 봐야 합니다. 차트를 밖에 두면 인터넷이 끊긴 동안 차트를 못 보게 되니, 진료가 멈추는 시간을 어디까지 견딜 수 있는지에 따라 회선을 한 줄 더 둘지 정하게 됩니다. 반대로 원내에 두면 차트는 그대로 보이지만 청구나 조회가 막힙니다. 의원 네트워크를 전자차트용과 환자 와이파이용으로 나눠 깔아야 하는 이유도 여기에 있어요. 나누는 방법은 내과 의원 인터넷, 전자차트와 환자 와이파이는 회선을 나눠 씁니다에 적어 뒀습니다.

05개원·이전 때 같이 정하면 일이 줄어듭니다

이 기준을 가장 편하게 맞추는 시점은 개원이나 이전처럼 장비를 새로 들일 때입니다. 통신함 자리와 전원, 회선 수, 백업 장비를 둘 공간을 도면 단계에서 같이 잡으면 나중에 선을 다시 끌 일이 없어요. 순서는 의원 개원 통신 준비에 D-day 기준으로 정리해 뒀습니다.

이미 운영 중인 의원이라면 지금 쓰는 전자차트가 어디에 저장되는지 확인하는 것부터가 시작입니다. 저희는 의원 네트워크를 구성할 때 전자차트가 쓰는 망과 환자용 와이파이를 나눠 깔고, 회선이 끊겼을 때 무엇이 멈추는지 같이 짚어 드립니다. 자동 백업 상품도 다루고 있어서 백업본을 본체와 떨어진 곳에 두는 구성까지 상담할 수 있어요. 다만 그 구성이 이 고시 기준을 충족하는 외부 보관에 해당하는지는 쓰는 전자차트와 저장 위치에 따라 달라지니, 상담 때 함께 확인해 드립니다.

통신 쪽 고장인지 차트 프로그램 쪽 문제인지 구분이 안 될 때 어디로 접수하는지도 미리 정해 두면 좋습니다. 유지보수 계약이 어디까지 맡는지는 통신 유지보수 계약 범위를 보면 됩니다. 신규·변경 상담은 대표번호 1661-3699(평일 09:00~18:00), 지금 통신이 끊겨 급한 장애는 24시간 받는 장애센터 1544-8585로 연락 주세요. 다른 통신사를 쓰고 있어도 회선 구성 비교는 해 드립니다.