한의원 예약 전화, 침 놓는 동안에도 놓치지 않게 받는 자리 정하기

규모가 작은 곳일수록 상담을 가 보면 원장님이 장비 이야기를 잘 안 합니다. 이 한의원도 그랬습니다. 원장님이 한 말은 딱 하나였습니다. “침 놓는 동안 전화가 오면 못 받아요.”

작은 한의원의 불편은 인터넷 상품을 더 빠른 것으로 바꿔서 풀리는 경우가 거의 없습니다. 어느 회선을 쓸지부터 정해야 하는 상황이면 사무실 인터넷 종류에 상품별로 어느 규모까지 맞는지 정리해 뒀습니다. 이 글은 회선보다 먼저 정해야 할 문제, 전화를 어디서 받을지를 다룹니다.

01상담 때 확인한 문제는 장비 부족이 아니었습니다

• 직원 4명 중 데스크 상주는 1명. 점심시간과 치료 집중 시간대에 자리가 빔
• 걸려 온 전화가 그냥 끊기고, 누가 걸었는지도 남지 않음
• 대기실 와이파이 비밀번호를 그냥 공유해서 업무 PC와 같은 망을 쓰고 있었음
• 탕전실에 카메라가 없어 약재 재고가 맞지 않을 때 확인할 방법이 없었음

02못 받은 전화를 남기는 방법은 세 가지입니다

전화를 더 받게 만드는 방법과, 못 받은 전화를 사라지지 않게 하는 방법은 다릅니다. 원장 한 사람이 치료실에 들어가 있는 시간에는 전화를 더 받을 방법이 없습니다. 그래서 못 받은 전화가 기록으로 남게 하는 쪽을 택합니다.

전화를 어디서 받을지부터 정했습니다

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   데스크가 비면 원장님 휴대폰으로

   세 번 울리고 안 받으면 원장님 휴대폰으로 넘어가게 했습니다. 치료 중이면 안 받아도 됩니다.

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   그래도 못 받으면 문자로 남깁니다

   부재중 번호가 데스크와 원장님께 문자로 갑니다. 진료 끝나고 몰아서 회신하면 됩니다.

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   점심시간은 멘트로

   안내 멘트를 듣고 예약 문자로 넘어오게 해서, 끊기던 전화를 예약으로 바꿨습니다.

03들어간 장비와 수량

04손님 와이파이를 업무망과 나누는 진짜 이유는 속도가 아닙니다

대기실 손님이 쓰는 와이파이와 업무 PC가 같은 망에 있으면 두 가지 문제가 생깁니다. 속도가 느려지는 건 그중 작은 문제입니다. 더 신경 쓰이는 건 같은 망 안에서 업무 PC와 공유 프린터, 저장해 둔 폴더가 같이 보인다는 점입니다.

손님용 SSID를 따로 만들 때는 이름만 나누는 게 아니라 손님망끼리도, 손님망과 업무망도 서로 보이지 않게 막아 둡니다. 공유기 설정에서 되는 기능이라 장비를 더 살 필요는 없습니다. 다만 오래된 공유기에는 그 설정이 없는 경우가 있어서 실사 때 모델을 확인합니다.

이 규모에 맞는 회선은 소호 인터넷에, 와이파이 구성은 와이파이 안내에 정리해 뒀습니다.

인터넷이 끊기면 전화도 같이 멈추는 구성인가

회선을 하나로 쓰는 곳에서는 한 번 짚어 둘 것이 있습니다. 전화 장비가 인터넷 회선을 타고 나가는 구성이면 회선이 끊기는 순간 전화도 같이 멈춥니다. 벽에서 따로 들어오는 전화선을 쓰는 구성이면 인터넷이 끊겨도 전화는 받아집니다. 같은 키폰을 써도 어느 쪽인지는 다릅니다.

어느 구성인지 확인하는 방법은 간단합니다. 장비함을 열어 전화 장비로 들어가는 선이 인터넷 공유기나 모뎀 쪽에서 나왔는지, 벽에서 따로 들어오는 선인지 보면 됩니다. 인터넷 쪽에서 나왔으면 회선 장애가 그대로 전화 장애가 됩니다. 예약을 전화로 받는 곳에서는 이 차이가 생각보다 큽니다. 진료 시간에 회선이 끊기면 걸려 오는 전화에 신호가 가지 않고, 손님 쪽에서는 전화를 안 받는 것으로 보입니다.

05탕전실 카메라는 재고를 보기 위한 것입니다

탕전실에 카메라를 두자고 말씀드리면 직원 감시로 들릴 수 있습니다. 목적이 다릅니다. 약재가 언제 얼마나 나갔는지 재고 기록과 맞지 않을 때 그 시간대만 돌려 보려는 것입니다.

그래서 촬영 목적을 직원에게 먼저 알리고, 촬영 구역에는 안내판을 세웁니다. 열람도 재고가 맞지 않을 때만 하고, 누가 언제 봤는지 남겨 둡니다. CCTV 안내에 녹화 보관 일수에 따라 용량이 어떻게 달라지는지 적어 뒀습니다.

06이런 한의원은 착신전환·손님 와이파이·탕전실 카메라가 필요 없습니다

• 데스크에 상주 직원이 계속 있는 곳. 전화를 받을 사람이 있으면 착신이든 멘트든 필요가 없습니다
• 예약을 전부 앱이나 문자로 받는 곳. 전화가 하루 몇 통이면 번호 구성을 바꿀 이유가 없습니다
• 대기실에 와이파이를 열지 않는 곳. 손님망을 따로 만들 필요도 없습니다
• 탕전을 직접 하지 않는 곳. 완제품만 쓰면 그 구역 카메라는 빼도 됩니다

네 가지 다 해당하면 지금 쓰는 것을 그대로 두는 게 맞습니다. 이 규모에서는 장비를 더 들이는 것보다 설정을 손보는 쪽이 효과가 큽니다.

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베드 수와 직원 수만 알려 주면 이 규모에 맞는 구성을 잡아 드립니다. 번호를 어떻게 쓰는지는 전국대표번호 안내에 따로 적어 뒀습니다. 설치 후 장애 접수는 1544-8585로 24시간 받습니다.