법인차 운행일지를 손으로 몰아 쓴다면, 자동으로 쌓이게 바꿀 수 있어요

연말이 다가오면 총무팀이 영업 직원들에게 「운행일지 좀 채워 주세요」라고 메시지를 돌리는 일이 있습니다. 받은 직원은 지난 석 달 동안 어디를 다녀왔는지 달력과 카드 내역을 뒤져 가며 한꺼번에 적고요. 그렇게 몰아서 쓴 일지는 계기판 숫자가 하루씩 딱 맞지 않습니다.

법인차 운행일지는 차에 단말기를 하나 달아 두면 운행할 때마다 저절로 쌓이게 바꿀 수 있습니다. 다만 모든 회사가 일지를 써야 하는 건 아니라서, 먼저 우리 회사가 일지가 필요한 쪽인지부터 확인해 보세요. 그 기준은 생각보다 간단합니다.

01일지가 꼭 필요한 회사는 차 한 대 비용이 1년에 1,500만 원을 넘는 곳입니다

법인 명의 승용차에 드는 비용은 감가상각비, 기름값, 보험료, 수리비, 자동차세, 통행료처럼 여러 가지가 있어요. 세법에서는 이걸 「업무용승용차 관련 비용」이라고 묶어서 봅니다. 업무 전용 자동차보험에 가입했다면, 운행일지를 쓰지 않아도 차 한 대당 1년에 1,500만 원까지는 비용으로 인정받을 수 있습니다.

문제는 1,500만 원을 넘는 경우예요. 이때는 운행일지에 적힌 거리 가운데 업무에 쓴 거리의 비율만큼만 비용으로 인정됩니다. 일지가 없으면 넘는 금액을 업무에 썼다고 보여 줄 방법이 없어요. 차값이 비싸 감가상각비가 크거나, 하루에 수백 킬로미터를 다니는 영업차라면 이 금액은 금방 넘깁니다.

그래서 일지가 필요한지는 차 대수가 아니라 차 한 대에 1년 동안 들어가는 돈으로 정해집니다. 차가 한 대뿐이어도 비싼 차라면 일지가 필요하고, 차가 열 대여도 한 대씩 비용이 크지 않다면 일지 없이도 됩니다.

02국세청 양식 운행일지에는 이런 칸이 들어갑니다

국세청 고시 서식을 보면 운행일지에 들어가는 칸은 사용 일자, 사용자의 부서와 이름, 주행 전과 주행 후의 계기판 거리, 그날 달린 거리, 그리고 그 거리 가운데 출퇴근에 쓴 거리와 일반 업무에 쓴 거리입니다. 맨 끝에는 비고 칸이 있어요.

손으로 쓸 때 제일 많이 틀리는 곳이 계기판 거리입니다. 어제 「주행 후」에 적은 숫자가 오늘 「주행 전」 숫자와 이어져야 하는데, 몰아서 쓰다 보면 기억나는 대로 적게 되거든요. 하루 이틀 비어 있는 날도 생기고요. 세무 조사 때 이런 일지는 오히려 설명할 거리만 늘어납니다.

03단말기를 달면 운행이 끝날 때마다 일지가 저절로 만들어집니다

LG유플러스 U+커넥트는 차에 관제 단말기를 하나 달아서 차량 위치와 운행 기록을 모으는 서비스예요. 차가 움직이면 위치가 30초마다 올라오고, 운행이 끝나면 국세청 양식의 운행일지가 자동으로 생깁니다. 일지는 엑셀로 내려받아 그대로 세무사에게 넘길 수 있고, 최대 5년까지 보관됩니다.

• 운행할 때마다 날짜와 주행거리가 기록되니 월말에 몰아 쓸 일이 없어집니다
• 직원이 「지금 어디쯤이에요?」 전화를 받지 않아도 관리자 화면에서 차 위치가 보입니다
• 기름값, 보험료, 과태료, 통행료, 정비비를 차별로 모아 볼 수 있어요
• 임원 차처럼 위치를 드러내고 싶지 않은 차는 위치는 숨기고 운행일지만 만들 수 있습니다

직원들이 「감시당하는 것 같다」고 느끼지 않을까 걱정하는 회사도 많아요. 그럴 때는 일지를 손으로 안 써도 된다는 점부터 먼저 알려 주세요. 영업 직원 입장에서 제일 귀찮던 일이 줄어드는 거니까요. 위치 보는 권한을 누구에게 줄지는 회사가 정하면 됩니다.

법인 명의 휴대폰을 함께 쓰는 회사라면 법인폰과 차량 관제를 같은 담당자에게 묶어 두면 퇴사·입사 때 정리할 곳이 한 군데로 줄어듭니다. 차량 관제의 기능과 부가서비스는 U+커넥트 상품 안내에 모아 두었어요.

04자동으로 되지 않는 부분도 미리 알고 시작하세요

단말기가 기록하는 건 차가 언제 어디를 얼마나 달렸는지까지예요. 그 운행이 출퇴근이었는지, 거래처 방문이었는지는 회사가 정한 규칙이 있어야 나눌 수 있습니다. 자동 일지에서 출퇴근 거리와 업무 거리를 어떻게 나눠 표시하는지는 가입 전에 관제 화면으로 직접 확인하는 게 정확해요.

그리고 일지가 있다고 해서 그 차를 업무에 썼다는 게 저절로 증명되는 건 아닙니다. 차량 관리 규정이나 출장 기록처럼 회사 쪽 서류를 함께 챙겨 두세요. 비용 처리 방법은 담당 세무사와 맞춰 보세요.

05한 대에 월 13,200원부터, 차 한 대도 가입됩니다

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   차량 대수와 차종 확인

   몇 대인지, 승용차인지 화물차인지, 필요한 기능이 무엇인지부터 정합니다.

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   가입과 설치 날짜 잡기

   가입하면 전문 설치 업체가 설치 날짜를 잡고, 기사가 방문해 차에 단말기를 답니다.

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   관제 화면에서 시작

   설치 뒤 평일 4~5일 정도면 관제 사이트와 앱에서 위치와 운행일지를 볼 수 있습니다.

차를 한 대만 운영하는 회사도 가입할 수 있어요. 약정 기간 안에 해지하면 할인반환금이 생기니까, 차를 곧 바꿀 계획이 있다면 그 시점을 같이 알려 주세요. 차를 바꿀 때 단말기를 옮겨 다는 비용은 상담할 때 확인해 드립니다.

회사 차가 몇 대이고 지금 일지를 어떻게 쓰고 있는지만 알려 주세요. 약정 기간별 월 요금과 필요한 부가서비스를 한 장으로 비교해 드려요. 신규·변경 상담은 1661-3699(평일 09:00~18:00)로 연락 주세요. 다른 통신사를 쓰고 있어도 상관없습니다.